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主张信息不存在,行政机关须证明已履行充分检索义务

2021-11-10 11:15:36    来源: 中国自然资源报    作者:吴秋礼

案情

2020年9月,张某因房屋征迁问题向甲市乙街道办事处提出信息公开申请,要求公开某项目的土地、房屋拆迁及其补偿方案明细。办事处认为其在履行行政管理职能中未获取过该信息,且以“某项目改造”“某项目改造补偿方案”为关键词在档案系统中检索未发现上述信息,根据《政府信息公开条例》第三十六条第四项之规定,告知张某该信息不存在。张某不服,向法院提起行政诉讼。

裁判

法院认为:办事处仅以“某项目改造”“某项目改造补偿方案”为关键词在档案系统中进行检索,但未合理说明或提交证据证明其履职过程中制作或获取的信息均可通过电子数据库进行检索,且其提交的检索证据不能反映所检索的数据库或档案系统名称,不能证明办事处尽到了合理检索义务。对于涉案信息是否存在以及能否予以公开,尚需办事处进行调查、裁量,故责令被告对原告的政府信息公开申请重新处理。

评析

本案属于行政机关以申请人申请的政府信息不存在为由不予公开信息的典型案例。在实务中,行政机关告知政府信息不存在应当尽到合理检索义务。如何尽到合理检索义务,笔者认为应当做好以下几点:一是善用补正制度。在行政机关对申请人所要获取的政府信息无法判读、或者申请人描述有歧义的情况下,行政机关应当主动与申请人沟通释明,引导申请人作出更改、补充。二是履行必要的多渠道检索义务。由于行政机关和申请政府信息公开的申请人之间掌握的信息并不对称,所以对于申请人对政府信息的描述的要求不能过于苛刻,不能简单以申请人对政府信息的描述进行检索,应当履行必要的多渠道查找、检索义务。在合理检索范围内,对包括题名、档案主题词、内容等方面的书面文件和电子文件进行合理、全面的检索,以充分保障申请人的知情权。三是强化证据意识。检索是一个行为过程,必须通过某种证据形式予以保存。检索时,要尽可能以文字、图片、视频等形式保存记录,在条件允许的情况下,可以邀请申请人参加检索,做好检索记录并请申请人签字确认。

(作者单位:江苏省徐州市贾汪区自然资源和规划局)

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