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打造机关档案室“升级版”

2021-03-17 09:46:37    来源: 中国自然资源报    作者:王少勇

编者按:自然资源部组建以来,通过持续丰富档案数据资源,探索创新档案服务利用方式,不断推动档案工作转型升级,为自然资源事业发展、生态文明建设和经济社会发展等提供了重要支撑和服务。为普及自然资源档案工作,提升自然资源档案资料的公信力和社会认知度,本报即日起推出自然资源部档案管理成效系列报道,带读者走进自然资源档案资料天地,了解自然资源档案管理与利用现状。今日刊发第一篇。

近几年,中央和国家机关各单位时常有相关人员来自然资源部“取经”,借鉴数字档案室建设经验。

作为中央和国家机关第一批试点单位,自然资源部数字档案室在基础设施、应用系统、数字档案资源建设和技术创新等方面取得了显著成效,实现了部机关各类档案一个平台集中统一管理,可提供便捷高效的档案利用服务,为部机关行政效率和服务能力提升提供了有力支撑,被国家档案局评为全国示范数字档案室。

充分发挥档案信息库知识库凭证库作用

“数字档案室建设是开展档案信息化建设的主要形式,是贯彻习近平总书记提出的档案工作走向现代化的重要指示和落实新修订《档案法》的重要举措。推进数字档案室建设,对健全机关档案工作机制、提升机关运行效能、加强信息互联互通等意义重大。”自然资源部信息中心有关工作人员介绍。

自然资源部组建以后,如何更好地为履行“两统一”核心职责提供支撑保障,成为档案工作的重点和难点。原国土资源部、国家海洋局、国家测绘地理信息局档案信息化水平差异较大,系统结构不同,数据标准不统一,实现档案管理融合统一难度不小。而通过数字档案室建设,持续推进“存量档案数字化”,探索推进“增量档案电子化”,实现了档案资源标准统一和质量提升、各类档案的有序管理与规范利用,为部行政管理职能的履行起到了重要支撑作用。

目前,自然资源部数字档案室形成了一个平台集中管理7个全宗110余万件档案的信息资源库,跨越70年历史,涵盖文书、专业、照片、音像、基建、会计、实物、网页等各类档案,数据总量达10TB。

自然资源管理工作中,无论是领导决策、政策拟定,还是政务公开、行政审批、行政复议、行政诉讼、巡视、纪检等诸多工作环节,都需要档案作为参考和依据。数字档案室通过提供在线查阅、全文检索和批量调阅等多种方式,大大提高了档案利用的便捷性和精准度。档案资源信息库、知识库、凭证库的作用不断凸显。

数字档案室每年提供近万份档案资料以查询和利用,在部重点工作的推进中发挥了不可或缺的作用。例如,机构改革过程中,数字档案室集中为部系统各单位、各部门之间的职责划转、资产清查,以及干部职工履新任职、工作调整提供了大量档案;矿产资源管理制度改革是近年来自然资源管理改革的重点之一,数字档案室发挥优势,批量提供了2002~2016年度矿产资源储量评估备案电子档案,节省了档案获取、利用的人力和时间成本,为精简矿业权申请材料、助力改革顺利推进发挥了积极作用;内蒙古自治区煤炭资源专项整治期间,数字档案室配合有关司局调阅大量历史档案,为还原历史、追本溯源、有效监管、依法行政提供了有力支撑。

此外,数字档案室为有关单位开展人物传记、文件汇编、主题展览等编制和研究提供了信息支撑。例如,为李四光130周年诞辰学术研讨、中国和匈牙利建交70周年展览等活动,为《中国石油的丰碑——纪念谢家荣教授诞辰110周年》《论大庆油田发现真相》《李四光全集》等书籍出版和再版,提供了大量档案资料。

瞄准现代化管理需求,科学规范档案管理

建设符合自然资源现代化管理需求的数字档案室,有利于推进机关档案工作转型升级,维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全,实现档案信息资源科学管理、妥善保存和高效利用。

自然资源部数字档案室建设重视顶层设计,坚持标准先行,相继编制了《电子文件归档管理指南》《电子文件元数据规范》《数字档案室电子归档接口规范》等管理规范,形成了一套标准化、科学化且具有较强通用性、可扩展性的电子化归档流程和技术路线,为保障电子文件归档科学规范,流程合理合规,操作简明可行以及电子文件和元数据齐全完整奠定了基础。

电子档案管理信息系统建设是数字档案室建设的重中之重。自然资源部数字档案室根据部机关用户需求和使用习惯,量身打造了电子档案管理信息系统,可实现各类档案从收集、整理到利用、统计分析等全流程管理,也实现了电子档案和纸质档案数字化成果的融合管理。一方面,通过与部办公自动化系统和智能审批系统的接口开发,可实现电子公文和政务服务类电子文件自动收集、自动排序、自动整理、自动检查和“一键归档”等功能,从技术上满足了增量档案电子化需求;另一方面,可通过挂接、导入等方式有效管理纸质档案数字化成果。

通过电子档案管理信息系统的应用,机关档案工作效率有了较大提高,档案管理更加规范。收集整理环节,通过系统实现目录和电子文件规范性和完整性自动检查,减少了数据清点、检查等的工作量;利用环节中,按照部门和岗位设置档案利用权限,实现了在线阅档,大大减少了借阅过程中“跑签”、查档、复印等的工作量,降低了成本、提高了效率;管理过程中,系统能够快速统计和汇总各类档案资源量和变化情况,为档案管理决策提供依据。

随着自然资源部大力推进“互联网+政务服务”平台建设,各类政务服务事项逐步实现全流程电子化,大量关系国计民生的重要电子文件需要归档。数字档案室提前谋划,以矿业权登记为试点,梳理归档流程,研究技术方案,实现了与智能审批系统接口开发,积极为部机关政务服务事项电子文件归档提供技术支撑与保障。

创新手段促进档案信息资源高效管理与利用

“自然资源部信息中心作为数字档案室建设的具体承担单位,依托中心既有的先进网络基础环境,充分发挥技术优势、人才优势,加大资金投入,配备业务骨干,为建设数字档案室提供了有力支撑保障。同时,建设过程中不断勇于创新,探索新媒体、新业务的归档模式和专业档案的单轨制归档方式,积极运用新技术、新理念,打造‘档案云’服务体系,较好解决了档案数据体量大、种类多的问题。”自然资源部信息中心有关负责人表示。

档案云,即所有需要的计算能力、存储及备份空间统一由“自然资源云”基础设施动态分配,接入部机关涉密内网的自然资源系统单位可根据需求和权限使用数字档案室管理系统管理本单位档案,无须在系统建设和基础环境方面重复投资。同时,数字档案室在服务器、存储备份设备、操作系统、数据库、电子档案保存格式等软硬件方面,采用的都是国产品牌。

此外,针对自然资源部门户网站及网页的载体形式,自然资源部数字档案室研究其归档范围、保管期限、分类方案和归档方法以及保存与利用的方式,探索了网页电子文件归档管理模式,成为国家档案局网页电子文件归档试点单位之一,为相关标准出台奠定了基础。

“未来,我们将进一步深化数字档案室应用,创新档案信息服务模式。”自然资源部信息中心有关工作人员表示,一方面,将通过积极推进档案系统与业务系统互联互通,特别是政务服务事项与电子公文归档工作,进一步促进机关档案工作转型升级。另一方面,不断运用大数据、人工智能+语义分析等新技术,将各类档案资源有效地组织并链接起来,探索更加主动和便捷的档案利用模式,发挥机关信息中枢作用,提供更具利用价值、更加成熟可靠的档案信息和研究成果,实现由提供档案向提供知识的转变。

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